Дарья Верестникова, коммерческий директор SafeTech (резидент Технопарка «Сколково»)
Современный бизнес переходит на новые технологии – это эффективнее, экологичнее и экономически целесообразнее. Однако в том, что касается документационного обеспечения, проявляет удивительную стойкость. По статистике более половины малых и средних компаний до сих пор предпочитает пользоваться бумажными документами. Но государство старается поддерживать цифровое взаимодействие, да и кризис показал, что компании с электронным документооборотом (ЭДО) переносят форс-мажоры с меньшими потерями. При переходе на ЭДО всегда возникает вопрос внедрения электронной подписи.
Электронная подпись в электронном документообороте
Об ограничениях бумажного документооборота говорят различные опросы и исследования. В частности, по данным Siemens Business Services, 90% всех внутренних документов большую часть времени находятся «в пути», то есть передаются от одного сотрудника к другому. С внутренних документов может быть сделано до 20 копий. А 60% распечаток теряют смысл в тот же день и становятся бумажным мусором. Кроме того, к недостаткам бумажного документооборота можно отнести неизбежную потерю документов, случайное попадании информации к третьим лицам; накопление множества документов «неясного» происхождения, малая скорость обработки информации, из-за чего принимаемые решения могут оказаться противоречивыми, невозможность отследить историю документа. В такой ситуации переход на ЭДО становится более чем обоснованным.
И тогда встает вопрос об электронной подписи. Как правило, введению ЭДО на предприятиях особенно активно сопротивляются самые консервативные структуры – отделы кадров и бухгалтерия. Из аргументов против, кроме ненадежности при высоких издержках и трудности освоения, недоверия к электронным носителям и невозможности «состыковки» с контрагентами без ЭДО, называют как раз необходимость внедрения электронной подписи. Большинство аргументов, высказываемых скептиками, становятся несостоятельными при первом же ознакомлении с инновационными решениями для формирования мобильной и облачной электронной подписи, обеспечивающих удобство, юридическую значимость и безопасность.
Согласно «Стратегии развития информационного общества до 2030 года» продолжается «цифровизация» российского бизнеса, что способствует повышению его устойчивости и прозрачности. Так, с 1 января 2020 года в связи с внесением изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» вся годовая бухгалтерская отчетность представляется в налоговые органы только в виде электронного документа через операторов электронного документооборота. Чтобы сформировать и подать такой отчет электронную подпись используют все: от крупных предприятий, до компаний малого и среднего бизнеса, и индивидуальных предпринимателей. Боле того, в апреле начался эксперимент по переводу с бумаги в цифру и кадрового учета. В нем добровольно согласились участвовать почти 100 организаций. В связи с чем в России уже появилось новая реальность — электронная трудовая книжка.
Внедряя инновации в бизнес, государственные органы сами активно их используют. В частности, при проведении электронных аукционов на сайте Госзакупок в цифровом виде предоставляется тендерная документация и информация о поставщиках. Правительство Москвы собирается использовать новый электронный сервис и при малых закупках. Уже сейчас мэрия совершает в год до 275 тысяч закупок малого объема. Это позволит сэкономить свыше 4,3 млрд рублей из бюджета за счёт уменьшения трудозатрат заказчиков. Все документы подписываются электронной подписью и направляются непосредственно в бухгалтерскую систему заказчика, где есть возможность принять товар, оплатить его и поставить на учёт. Кроме того, благодаря использованию электронной подписи обеспечивается прозрачность «цифровых» закупок и исключается необходимость дополнительного контроля.
Электронная подпись и безбумажный банкинг
В начале года крупные банки заявили о своей готовности к полному переходу на электронную форму договоров с клиентами. Речь идет о документах на выдачу кредита, открытие счета или вклада, выпуске карты – они будут оформляться исключительно в электронном виде. С одной стороны, это ускорит обслуживание и исключит необходимость посещать офис. Тем более что по статистике на бумажное сопровождение открытия расчетно-кассового обслуживания одного клиента банки тратят до 250 рублей. Электронная подпись и «безбумажные» технологии в целом позволят снизить операционные затраты на бумагу, обслуживание оргтехники, а также на логистику и архивное хранение.
С другой стороны, есть риск, что граждане не будут детально читать свои договоры, как это происходит с пользовательскими соглашениями. Обычно люди принимают условия, даже не вдаваясь в суть документа. И поскольку ЦБ не снимает с финансовых организаций обязанность доводить до потребителей исчерпывающую информацию об услугах, электронная подпись, сформированная на мобильном устройстве клиента, станет в том числе дополнительной гарантией ознакомления с документом.
Одним из первых банков, запустивших безбумажную технологию в своих офисах, стал Банк ВТБ. По данным из открытых источников, теперь банк экономит 500 миллионов в год. Доля операций, оформляемых без бумажных носителей, сегодня уже превышает 15%, по состоянию на середину июля 2020 года клиенты банка подписали таким способом свыше 170 тысяч договоров. В планах ВТБ — к концу 2020 года довести этот показатель до 40%.
Резиденты Технопарка «Сколково» и крупнейшие игроки на рынке финтеха компании SafeTech и Abanking, представили свое совместное решение «Безбумажный̆ офис». В основе «Безбумажного офиса» SafeTech и Abanking лежат технологии цифровых сервисов и платформа мобильной аутентификации и электронной подписи PayControl. Решение поможет банкам полностью перевести взаимодействие с клиентами в онлайн, отказаться от бумаги и экономить сотни миллионов в год.
Безбумажный офис — это полноценный сервис электронного документооборота со встроенной технологией мобильной подписи. Работает это следующим образом: банк направляет клиенту в мобильное приложение пакет документов, клиент получает Push-уведомление, переходит в приложение и подписывает документы прямо на своем смартфоне. Подписанные электронные документы можно отправить на проверку в любой государственный орган, и это будет абсолютно легитимно и юридически значимо. Ключи электронной подписи создаются прямо в смартфоне клиента и хранятся в специальной области в зашифрованном виде. SMS и Push-уведомления (которые можно перехватить) не используются. Таким образом при использовании мобильной электронной подписи обеспечивается безопасность, контроль авторства и целостности подписываемых операций. История подписаний и пакеты документов доступны в личном кабинете клиента и мобильном приложении.
С помощью совместного решения SafeTech и Abanking заказчики – банки и компании, предоставляющие услуги в цифровых каналах – очень просто и в кратчайшие сроки смогут построить полноценное взаимодействие с клиентами на их смартфонах. При этом банк будет обладать всей̆ информацией̆: с какого устройства, кем, когда, каким ключом подписаны документы клиентов. Электронные документы можно будет отправлять на любую проверку в любой̆ государственный̆ орган, и это будет абсолютно легитимно и юридически значимо.