В условиях постоянно увеличивающихся требований к финансовым директорам, становится все более важным правильно делегировать полномочия. Отказ делегировать полномочия приводит к тому, что без внимания остаются стратегические вопросы, бизнес не получает развития, упускаются отличные возможности. Делегирование является одной из наиболее сложных полномочий руководителя. Это связано с тем, что процесс носит комплексный характер, умение делегировать не является врожденной способностью, оно возникает, формируется и шлифуется из требований практической деятельности. При оценке работы руководителя главную роль играет не его профессиональная квалификация, не особенности характера, а результативность работы его подчиненных.
Классификация задач
Финансовому директору следует для начала определить задачи, которые можно делегировать. Они зависят от структуры финотдела и требований, которые стоят перед ним, а также от набора функций руководителя. Финансовому директору нельзя делегировать функции руководителя по определению стратегических задач, целей и стратегий, крупные финансовые вопросы, решения по контролю сотрудников (поощрению и наказанию), кадровые вопросы, задачи особой срочности. Например, нельзя делегировать разработку комплексной программы мотивации сотрудников в финотделе.
Что же тогда необходимо делегировать? Обратите внимание на однотипную работу, простые задачи вспомогательного характера, вопросы, в которых сотрудник разбирается лучше и может выполнить все сам. К примеру, следует делегировать подготовку и последующую рассылку отчетов для остальных отделов компании. Но подчиненный должен будет отправить финансовому директору копию отчетов, чтобы тот мог проконтролировать их правильность и полноту.
Руководителю можно делегировать: частные задачи, которые требуют уникальных качеств сотрудника (квалификации, опыта), представительские функции, комплексные задачи, имеющие небольшую степень риска. Например, можно подумать, чтобы делегировать бюджетирование части административных расходов (на электроэнергию, отопление) или проведение анализа отдельных категорий расходов (затраты на персонал, сбыт, ремонт) между филиалами компании.
Процесс делегирования и переговоры с подчиненными
После определения задач можно переходить к процессу делегирования, который необходимо разбить на несколько шагов. Руководителю до передачи задачи нужно проанализировать цель работы, сделать выбор исполнителя и подобрать аргументацию для мотивации работника. Правильно сформулировать цель помогут SMART-критерии. При выборе подчиненного важно провести оценку исполнителей по определенным критериям, например, компетенции. Многие руководители препятствием для делегирования считают недостаточную степень подготовки подчиненных. Когда компетентность сотрудника ниже, чем уровень сложности задачи, то дополнительной целью может быть обучение подчиненного. Хотя затраты времени в процессе выполнения задачи будут достаточно высокими, они являются инвестициями в будущее компании.
Чтобы подобрать аргументы для мотивации, руководитель должен разбираться в факторах, которые будут мотивирующими для каждого отдельного работника. Для определения факторов мотивации необходимо устраивать беседы с сотрудниками и использовать определенные виды тестов. Передача задачи одновременно является и презентацией, и переговорами. Мотивирующей аргументацией будет признание профессионализма работника.
При постановке задачи нужно ясно и четко донести до подчиненного суть задания. При его выполнении руководителю важно обеспечить поддержку, продумав систему контроля, которая включает анализ работы и принятие мер по его результатам. Если руководитель не предоставляет обратной связи, то он не выполняет в полном объеме функцию контроля. Одобрение и поощрение не требуют затрат, но заметно повышают лояльность и внутреннюю мотивацию работников. В случае критической беседы необходимо установить контакт, при котором сначала высказывается поощрение сотруднику. Но центральную часть занимает критическая оценка деятельности подчиненного, при котором необходимо использовать только однозначные и четкие высказывания.
Как видим, процесс делегирования весьма сложен, кроме того, необходимо учитывать положения учредительных документов, нормативных актов, законов. К тому же следует правильно подготовить все документы: доверенности, приказы, изменения в трудовые договоры, правила внутреннего распорядка. Но каким бы сложным ни казался механизм делегирования, финансовому директору важно его освоить, чтобы уделять свое время решению стратегических вопросов и избавиться от рутины.